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Aprende SharePoint – Tutorial de Primeros Pasos

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo, siendo formada por una serie de productos y elementos de software con funciones como la colaboración, administración de procesos, búsqueda y administración de documentos.

La gestión de documentos de SharePoint permite:

  • Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
  • Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
  • Control de versiones.
  • Crear documentos de Microsoft Office para guardarlos en SharePoint directamente.
  • Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
  • Acceso a documentos sin conexión a internet

Además permite funciones para el trabajo en equipo, tales como:

  • Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
  • Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
  • Colaboración y comunicación online entre equipos.
  • Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
  • Mantener a los equipos sincronizados.
  • Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
  • Comunicación en tiempo real con los compañeros.

Ediciones SharePoint

El término “SharePoint” colectivamente puede hacer referencia a una serie de productos que van desde la plataforma base a diversos servicios. La plataforma es Windows SharePoint Services (WSS), que se incluye con Windows Server y está disponible como descarga gratuita para aquellos con licencias de Windows Server. Servicios tales como Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) proporcionan funcionalidad y características adicionales que tienen licencia, en consecuencia.

La versión lanzada a mediados de 2009, sustituye al Windows SharePoint Services (WSS) por el nombre Sharepoint Foundation. Por su parte, la versión Server cambia su denominación MOSS, por simplemente SharePoint Server 2010.

SharePoint Server se proporciona a las organizaciones que buscan un mayor control sobre el comportamiento o el diseño de SharePoint. Este producto está instalado en la

infraestructura de TI del cliente. Recibe actualizaciones menos frecuentes, pero tiene acceso a un conjunto más amplio de características y capacidades de personalización.

Hay dos ediciones de SharePoint Server: Standard y Enterprise. Estos servidores pueden aprovisionarse como servidores virtuales / en la nube normales o como servicios hospedados.

Las licencias de SharePoint Standard incluyen un componente CAL (licencia de acceso de cliente) y una tarifa de servidor. SharePoint Standard también puede obtener una licencia a través de un modelo de nube.

las características de Microsoft SharePoint Enterprise se pueden desbloquear simplemente proporcionando una clave de licencia adicional.

Las características adicionales en SharePoint Enterprise incluyen:

  • Buscar miniaturas y vistas previas, indexación web enriquecida, mejores resultados de búsqueda.
  • Integración de Business Intelligence, tableros de control y actualización de datos comerciales.
  • PowerPivot y PerformancePoint.
  • Servicios de Microsoft Office Access, Visio, Excel e InfoPath Forms.
  • Extensiones de búsqueda de SharePoint Enterprise.

Mientras que el SharePoint alojado de Microsoft generalmente se incluye en las suscripciones de Microsoft Office 365, pero se puede comprar directamente. Es una versión de SharePoint, pero no es exactamente lo mismo que SharePoint Server, ya que no se aloja en el servidor de la empresa, si no en la nube..

Se limita a un conjunto básico de escenarios de colaboración, alojamiento de archivos y gestión de documentos y contenidos, y se actualiza con frecuencia, pero generalmente es comparable con SharePoint Enterprise.

Bibliotecas

Una de las utilidades de SharePoint es generar una biblioteca, la cual ofrece un lugar seguro para almacenar los archivos que nosotros y nuestros compañeros puedan encontrarlos fácilmente, trabajar en conjunto con ellos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

El sitio predeterminado en SharePoint Online incluye una biblioteca de documentos y se creará una automáticamente cuando se crea un nuevo sitio. Podemos agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio si lo necesitamos.

Esto es útil, por ejemplo, si necesitamos restringir el acceso a un conjunto de archivos. Cada biblioteca de documentos, muestra una lista de archivos, carpetas e información clave de cada uno, como quién creó o se modificó por última vez un archivo.

Sus funciones son:

  • Crear una vista personalizada de una biblioteca de documentos
  • Compartir archivos o carpetas con otros usuarios.
  • Agregar un vínculo en una biblioteca de documentos a un elemento determinado que se almacena fuera de la biblioteca, por ejemplo, un vínculo a un archivo ubicado en una biblioteca diferente o incluso un vínculo a una página web externa.
  • Resaltar un vínculo, archivo o carpeta en una biblioteca de documentos para que usted y otros usuarios pueden encontrarlos rápidamente.
  • Vamos a empezar a ver las distintas partes de las Bibliotecas.

También hay de diferentes tipos:

  • Documentos
  • Formularios
  • Páginas Wiki
  • Imágenes

Para crear una biblioteca simplemente tenemos que elegir esa opción en el menú de creación y después darle un nombre, y si queremos una descripción dentro de Opciones avanzadas.

Una vez creada accederemos a menú en el cual podemos crear documentos.

Permisos Bibliotecas

Uno biblioteca puede tener permisos para restringir quién puede ver y editarla. Para esto hay que ir al sitio de trabajo y desde ahí seleccionamos la opción Configuración de la biblioteca. Aquí existe la opción Permisos para esta biblioteca de documentos , y desde ahí ya podemos elegir a qué personas invitar o eliminar de la biblioteca.

Desde Configuración de la biblioteca también podemos ir a Configuración de versiones para configurar si necesitamos que nuestros documentos necesiten aprobación para ser publicados, la cantidad de versiones almacenadas y los privilegios que tiene los usuarios.

Listas

Otra de las funciones más importantes es la creación de una lista, que son colecciones de datos que podemos compartir con nuestros usuarios o con otros. Sharepoint tiene unas cuantas listas predefinidas que podemos usar así como plantillas de listas que nos sirven como punto de partida para crear nuestras propias listas.

Para crear una lista debemos ir al menú de Agregar una aplicación y ahí seleccionar una lista para añadir.  De inicio la lista solo tiene el elemento Título como obligatorio, pero podemos añadir más columnas desde el menú Configuración de la lista dentro de ella.

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