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Qué es y cómo crear una tabla dinámica en Excel 2016

¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos.Se puede usar una tabla dinámica para analizar datos numéricos con mayor detalle y para responder a preguntas imprevistas sobre los datos. Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para:

  • Consultar grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas.
  • Obtener subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizadas.
  • Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y profundizar en los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
  • Trasladar filas a columnas o columnas a filas (o “pivotar”) para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
  • Filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de datos más útiles e interesantes, así como darles formato de forma condicional, para que pueda centrarse en la información que se desee.
  • Presentar informes en línea o impresos concisos, atractivos y anotados.

Para crear una tabla dinámica antes debemos tener los datos ordenados en una tabla normal, siendo cada columna de la tabla normal un campo de la tabla dinámica. Además ninguna línea o columna puede estar vacía, ni alternar tipos de datos dentro de una misma columna, ya que entonces las funciones de la tabla dinámica pueden ejecutarse incorrectamente.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel 2016?

Si en excel tenemos una tabla con los siguientes datos:

Imagen de los datos de la tabla Excel

Podemos insertar una tabla dinámica basada en estos si seleccionamos cualquier parte de la tabla y desde el menú Insertar seleccionamos Tabla dinámica, con lo que nos deberá aparecer una sección para seleccionar donde queremos que se despliegue la tabla:

Imagen de cómo podemos insertar una tabla dinámica

Una vez seleccionado nos aparecerá una columna a la derecha con los campos de la tabla.

Imagen de los campos de la tabla dinámica

Aquí la primera área que nos interesa es la llamada Valores, a la cual tenemos que añadir el campo del que queramos obtener el total, siendo su suma si son números o la cantidad que hay si es otro tipo de valor. Nosotros arrastraremos hasta aquí el campo Importe y nos dará una tabla dinámica así:

Imagen de la suma del campo Importe

Simplemente la suma de los Importes de los gastos, ahora vamos a separar estos importes en Meses arrastrando a Filas el campo, resultando esta tabla:

Imagen de la tabla de la suma de Importe por Meses

Ahora ya empiezan a desglosarse los datos, como puedes ver el campo Filas sirve para añadir desglose en filas de importes de ese mes.

Lo siguiente será poder visualizar también el tipo de gasto que se fue, para esto arrastramos Gastos al área de columnas para desglosar por columnas los gastos, resultado la siguiente tabla:

Imagen de la tabla resultado al desglosar por columnas los gastos

Como puedes ver al dividir los gastos en columnas la tabla queda bastante alargada, si preferimos desglosarlos en vertical, como subfilas dentro de los meses tenemos que arrastrarlos debajo de meses en el área Filas, quedando una tabla alargada en vertical en vez de en horizontal.

Imagen de la tabla alargada en vertical

Si le damos al botón del menos que esta junto al mes, los subcampos se ocultarán hasta que se le vuelva a dar al botón.

Por último vamos a añadir los datos referentes a los departamentos a la tabla dinámica, para esto añadiremos el campo Departamento a la columnas. En esta área también se pueden crear subcampos para las columnas.

Imagen del campo Departamento añadido a las columnas

Como a cualquier tabla de excel también se le puede añadir características de diseña para que resulte más legible.

Imagen de la tabla más legible al añadir características de diseño

Con esto hemos conseguido configurar los datos originales de manera que sea mucho más legible de un vistazo.

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