Si estás interesado en aprender cómo utilizar SharePoint y quieres dominar esta poderosa plataforma de colaboración y gestión de contenido, has llegado al tutorial correcto. En este tutorial, te proporcionaremos los conocimientos fundamentales para comenzar tu viaje en SharePoint, una de las herramientas de Microsoft 365. Sin embargo, si tras consular nuestro tutorial deseas profundizar aún más y adquirir un conocimiento completo sobre SharePoint, te invitamos a consultar nuestro curso de SharePoint online o presencial, adaptado a tus necesidades. Este curso te enseñará cómo funciona SharePoint y te brindará una formación detallada, ejemplos prácticos y consejos expertos para convertirte en un experto. ¡No pierdas esta oportunidad de llevar tus habilidades de SharePoint al siguiente nivel!
SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft 365 e implementada en Office 365 para la gestión documental y el trabajo en equipo, siendo formada por una serie de productos y elementos de software con funciones como la colaboración, administración de procesos, búsqueda y administración de documentos.
La gestión de documentos de SharePoint permite:
Además permite funciones para el trabajo en equipo, tales como:
El término "SharePoint" colectivamente puede hacer referencia a una serie de productos que van desde la plataforma base a diversos servicios. La plataforma es Windows SharePoint Services (WSS), que se incluye con Windows Server y está disponible como descarga gratuita para aquellos con licencias de Windows Server. Servicios tales como Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) proporcionan funcionalidad y características adicionales que tienen licencia, en consecuencia.
La versión de SharePoint lanzada a mediados de 2009, sustituye al Windows SharePoint Services (WSS) por el nombre Sharepoint Foundation. Por su parte, la versión Server cambia su denominación MOSS, por simplemente SharePoint Server 2010.
SharePoint Foundation, lanzado en 2009, reemplazó a Windows SharePoint Services (WSS) como la plataforma base. Se incluye con Windows Server y está disponible como una descarga gratuita para aquellos con licencias de Windows Server.
SharePoint Server es la versión que brinda mayor control sobre el comportamiento y diseño de SharePoint. Esta edición se instala en la infraestructura de TI del cliente y proporciona acceso a un conjunto más amplio de características y capacidades de personalización. Hay dos ediciones disponibles:
El licenciamiento de SharePoint varía según la edición y el tipo de implementación:
Una de las utilidades de SharePoint es generar una biblioteca, la cual ofrece un lugar seguro para almacenar los archivos que nosotros y nuestros compañeros puedan encontrarlos fácilmente, trabajar en conjunto con ellos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
El sitio predeterminado en SharePoint Online incluye una biblioteca de documentos y se creará una automáticamente cuando se crea un nuevo sitio. Podemos agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio si lo necesitamos. Esto es útil, por ejemplo, si necesitamos restringir el acceso a un conjunto de archivos. Cada biblioteca de documentos, muestra una lista de archivos, carpetas e información clave de cada uno, como quién creó o se modificó por última vez un archivo.
Sus funciones son:
También hay de diferentes tipos:
Para crear una biblioteca simplemente tenemos que elegir esa opción en el menú de creación y después darle un nombre, y si queremos una descripción dentro de Opciones avanzadas.
Una vez creada accederemos a menú en el cual podemos crear documentos.
Uno biblioteca de SharePoint puede tener permisos para gestionar su uso, es decir, restringir quién puede ver y editarla. Para esto hay que ir al sitio de trabajo y desde ahí seleccionamos la opción Configuración de la biblioteca. Aquí existe la opción Permisos para esta biblioteca de documentos , y desde ahí ya podemos elegir a qué personas invitar o eliminar de la biblioteca.
Desde Configuración de la biblioteca también podemos ir a Configuración de versiones para configurar si necesitamos que nuestros documentos necesiten aprobación para ser publicados, la cantidad de versiones almacenadas y los privilegios que tiene los usuarios.
En SharePoint, otra de las funciones más importantes es la creación de una lista, que son colecciones de datos que podemos compartir con nuestros usuarios o con otros. Sharepoint tiene unas cuantas listas predefinidas que podemos usar así como plantillas de listas que nos sirven como punto de partida para crear nuestras propias listas.
Para crear una lista debemos ir al menú de Agregar una aplicación y ahí seleccionar una lista para añadir. De inicio la lista solo tiene el elemento Título como obligatorio, pero podemos añadir más columnas desde el menú Configuración de la lista dentro de ella.
En resumen, este tutorial de SharePoint ha proporcionado un manual básico para aquellos que deseen aprender SharePoint desde cero y aprender cómo utilizar Microsoft SharePoint. A lo largo de el tutorial hemos explorado las ediciones de SharePoint, el licenciamiento y las diferentes opciones disponibles, así como los tipos de bibliotecas y listas de esta herramienta. Con este conocimiento, estarás preparado para comenzar tu viaje en el mundo de SharePoint y dar una solución a tus problemas, así como aprovechar al máximo sus capacidades de colaboración y gestión de contenido en esta poderosa herramienta del paquete Microsoft Office 365.
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