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Microsoft Excel: Aprende desde cero

Windows
Principiante
15'

¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Exel es un software de hojas de cálculo que viene integrado en el paquete ofimático Microsoft Office, aunque también puede ser adquirido de forma individual.

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel permiten realizar cálculos de manera rápida y sencilla.
También permiten manipular datos numéricos y alfanuméricos, dibujar gráficos a partir de información que se haya ingresado previamente en la hoja de cálculo y llevar a cabo análisis profundos de grandes cantidades de información, entre otras funciones. Recomendado: Curso Excel.

La primera versión de Microsoft Exel fue lanzada en 1985 para los sistemas Macintosh. Con la primera versión de Windows en el año 1987, Microsoft lanzó su nuevo y mejorado Excel 2.

Con la aparición de Windows 3.1 en el año 1992, fue lanzado también Excel 4. Con esta versión Excel empezó a dominar el mercado de las hojas de cálculo y, por primera vez, formó parte del paquete Microsoft Office.

Actualmente, Excel es un programa intuitivo y fácil de usar. Permite guardar la hoja de cálculo en diferentes formatos y tiene la ventaja de ser compatible con varias plataformas digitales.

Instalación del Paquete Microsoft Office

Para poder adquirir una licencia de Microsoft Excel debemos crear una cuenta de correo con Microsoft. De esta manera, ya podremos obtener una suscripción de Office 365. Ya sea suscribiéndose a un plan de pago u obteniendo el programa de manera gratuita con la versión de prueba de 30 días.
Los pasos a seguir para completar la instalación son los siguientes:

  1. Vamos al sitio oficial de Microsoft Excel (https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/excel)

  2. Click al botón“Prueba Gratis”Se desplegará un menú con dos opciones donde podremos seleccionar entre la versión para el hogar y la versión empresarial. Cualquiera de estas opciones nos llevará a otra página con dos botones. En este tutorial usaremos la versión de prueba para el hogar.

  3. Click en el botón“Probar 1 mes gratis”Este botón nos llevará a la página de inicio de sesión de nuestra cuenta de Microsoft.

  4. Iniciamos sesión ingresando nuestro usuario y contraseña. A continucación, se abrirá una ventana indicando los pasos a seguir para poder descargar el programa, además de un mensaje indicando“El primer mes es gratuito, pero tendrá que proporcionar la información de pago para continuar la suscripción cuando finalice el mes de prueba. Después del tiempo de evaluación gratuita se le aplicará un recargo anual”.

Desde aquí podemos elegir entre continuar con la instalación o cancelarla.

  1. Click al botón“Siguiente”Aparecerán tres botones donde podremos seleccionar entre tres diferentes tipos de pago:

    • Añadir una tarjeta de crédito o débito

    • Adeudo directo

    • Iniciar sesión con una cuenta PayPal

  2. Seguimos los pasos para añadir el tipo de pago seleccionado y, al finalizar, nos enviará a una página para confirmarlo.

  3. Click al botón“Siguiente”Nos dirigirá a la página de descarga del paquete de instalación.

  4. Click a la opción“Install Office”Aparecerá una ventana emergente. Click al botón“Install”Para empezar la descarga de un archivo ejecutable de Microsoft Office nos solicitará una ubicación de descarga en el dispositivo. Seleccionamos la ubicación de descarga y, al finalizar, buscamos en el dispositivo el archivo ejecutable de Office.

  5. Ejecutamos el archivo descargado y aparecerá una ventana con una barra de carga. Al terminar la carga ya podremos ejecutar cualquier programa del paquete, entre ellos, Microsoft Excel.

Existe otra opción más corta para poder ejecutar el programa de Excel sin necesidad de recurrir a la instalación, lo podemos hacer desde la web. Para ello vamos al sitio oficial de Microsoft Excel () y, una vez ahí, hacemos click en“Iniciar sesión” ubicado en la parte superior del sitio. Una vez iniciada la sesión se nos ejecutará el programa de Excel desde la web.

Menú o Vista de Inicio

Al ejecutar Excel lo primero que muestra es una ventana con dos secciones. Visualizando las secciones de izquierda a derecha, la primera sección o sección menú muestra una barra de menú vertical y la segunda, presenta el contenido de cada botón de la sección menú.

Las vistas que se muestran en la segunda sección al presionar los botones de la sección de menú son las siguientes:

  • Información: Nos presenta la información de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. Podemos protegerla mediante una contraseña, restringir la edición, el acceso y añadir una firma digital invisible para garantizar la integridad del documento. Además, podemos cambiar las propiedades e inspeccionar y administrar libros de cálculo, entre otras funciones.

  • Nuevo: Desde esta vista podemos crear una nueva hoja de cálculo o libro, haciendo click en “Libro en blanco” o crear una nueva mediante una plantilla predefinida.
    Podemos hacer uso de una barra de búsqueda ubicada en la parte superior de la vista para realizar búsquedas de plantillas.

  • Abrir: Desde aquí podemos abrir una hoja de cálculo por primera vez o documentos de Excel recientes desde ubicaciones locales o en línea como OneDrive.

  • Guardar: El objetivo de esta vista es poder guardar la hoja de cálculo en la que estamos trabajando pudiendo elegir el formato o extensión del archivo y elegir la ubicación del disco o de la red.
    Las extensiones permitidas para guardar una hoja de cálculo en Excel son:

    • .xls

    • .xlsx

    • .pdf

    • .xml

    • .html

    • .csv, entre otras.

La extensión nativa de Excel a partir del año 2007 en adelante es .xlsx.

  • Guardar Como: La diferencia entre esta vista y la de"Guardar"es que en esta, podemos guardar la hoja de cálculo con otro nombre u otra ubicación diferente al de la hoja de cálculo original.

  • Imprimir: Desde aquí podemos seleccionar la impresora, configurar las opciones de impresión y visualizar una vista previa antes de imprimir.

  • Compartir: Nos ofrece diferentes opciones como guardar la hoja de cálculo en la nube de OneDrive de Microsoft o enviarla como adjunto a un correo electrónico, entre otras.

  • Exportar: Podemos guardar la hoja de cálculo en otro tipo de formato como es PDF o XPS además de cambiar el tipo de extensión permitida por Excel.

  • Cuenta: Desde aquí puedes iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft para poder vincular tu cuenta con el proyecto.

  • Opciones: Esta vista permite cambiar las opciones de configuración del programa.

    • Opciones Avanzadas

    • Opciones de Fórmulas

    • Opciones Generales

    • Opciones de Idioma

    • Opciones de Barra de Herramienta de Acceso Rápido

    • Opciones de Complementos, entre otras.

Vista Principal

Para llegar a la Vista Principal, una vez iniciado Excel, seleccionamos el botón“Libro en blanco”y después,“Hoja de cálculo en blanco”.

Una vez se despliegue la Vista Principal aparecerán dos secciones:

  • Sección de Menú o Pestañas.

  • Sección de Contenido o Área de Trabajo.

Sección de Menú o Pestañas

Dentro de la Sección de Menú está la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Esta barra está ubicada en la esquina superior izquierda y permite acceder a los comandos más utilizados sin importar qué pestaña esté seleccionada. Por defecto, los comandos que se muestran en la barra de herramientas son Guardar, Deshacer, y Repetir.

Existe un submenú donde podemos personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

En la parte de abajo, encontramos las pestañas del menú de la Vista Principal. Al seleccionar una pestaña presenta una lista de opciones donde se muestran las diferentes herramientas que podemos utilizar en el programa.

Este menú cuenta con ocho botones o pestañas:

  1. Archivo: Nos lleva al menú o Vista de Inicio para poder crear, abrir, guardar o imprimir la hoja de cálculo, entre otras opciones.

  2. Inicio: Desde aquí podemos ver las opciones principales como dar formato a la fuente o texto, alinear texto, seleccionar el tipo de dato de celdas, estilos e insertar o eliminar celdas. También ofrece las opciones de portapapeles donde podemos copiar, cortar y pegar.

  3. Insertar: Este botón nos permite añadir objetos a la hoja de cálculo como imágenes, tablas, gráficos, hipervínculos y formas, entre otros.

  4. Diseño de página: Da acceso a una variedad de herramientas de diseño incluyendo las de dar formato a la hoja, ajustar el área de impresión y organizar. Así, podremos crear una presentación más ordenada de la hoja de cálculo y prepararla para la impresión.

  5. Fórmulas: Cuenta con una gran biblioteca de funciones. Aporta comandos para utilizar en el momento de crear fórmulas.

  6. Datos: Permite importar datos de fuentes externas como Access y archivos de texto. También podemos encontrar comandos que ayudan a ordenar y filtrar el dato.

  7. Revisar: Desde aquí podemos corregir la ortografía y gramática del texto e insertar comentarios en la hoja de cálculo. También se encarga de establecer las protecciones de seguridad.

  8. Vista: Permite cambiar la apariencia de los datos en pantalla haciendo cambios de vistas de la hoja de cálculo. Además, permite hacer un acercamiento de los datos para tener mejor visualización y ver líneas de división y ocultar celdas.

La lista de opciones de cada pestaña puede ir cambiando de acuerdo a la selección. Cada una se encuentra dividida en grupos de herramientas específicas según la acción que se vaya a realizar. Por lo general, se muestran las opciones más comunes pero existe la posibilidad de seleccionar opciones más avanzadas o específicas.

Sección de Contenido o Área de Trabajo

Esta sección está compuesta por celdas ordenadas en columnas y filas. Cada columna tiene asignado una letra del abecedario y cada columna un número entero, formando una matriz de celdas. Cada celda de la matriz corresponde a una letra de columna y un numero de fila, de esta manera podemos encontrar una celda o realizar cálculos haciendo llamadas a la ubicación de la celda con la que queremos realizar el cálculo. Por ejemplo:

Si queremos hacer una suma entre dos números enteros: El primer número se encuentra en la columna A, fila 1 (A1) y el segundo número se encuentra en la columna A, fila 2 (A2) y queremos mostrar el resultado en una celda en blanco que se encuentra ubicada en la columna A, fila 3 (B3). Realizamos el cálculo dentro de la celda en blanco de la siguiente manera:

= A1+A2

Instantáneamente el cálculo se realizará mostrando el resultado en la celda en
blanco.

Además de introducir números también podemos introducir texto alfanumérico.

Modos de Ver una Hoja de Cálculo en Excel

Excel cuenta con tres modos diferentes de visualizar una hoja de cálculo.

En la parte inferior derecha de la Vista Principal de Excel se encuentran los tres botones para activar cada uno de los modos.

  1. Normal: Vista que se muestra por defecto cuando se trabaja con una hoja de cálculo.

  2. Diseño de página: En esta vista hay saltos entre cada página de la hoja de cálculo que permiten ver el resultado una vez impresa.

  3. Vista previa de salto de página: Esta vista permite cambiar la ubicación de los saltos de página, lo cual resulta especialmente útil cuando se imprimen hojas de cálculo con mucha información.

Mi Primera Hoja de Cálculo

Para empezar a crear una nueva hoja de cálculo iniciamos el programa de Excel. A continucación, seleccionamos“Libro en blanco”y, una vez en la Vista Principal, nos dirigimos al Área de Trabajo.

Una vez en el Área de Trabajo seguimos los siguientes pasos para crear nuestra primera hoja de cálculo:

  1. Nos situamos en la celda A1 y escribimos con el teclado la palabra Vendedor. A continuación, nos situamos en la celda B1 y escribimos Recuperación. Y, por último, nos posicionamos en la celda C1 y escribimos Comisión.

  2. Ahora, en la celda A2 escribimos Zona Norte, en la celda A3, Zona Sur y en la celda A4 escribimos Total. En las celdas B2 y B3 escribimos cualquier dato numérico ya sea decimal o entero.

  3. Nos posicionamos en la celda C2 y seguidamente en la C3. En cada una crearemos nuestra primera fórmula donde calcularemos el 15% de comisión de recuperación por zona:

    • Para C2 escribimos: =B2*0.15

    • Para C3 escribimos: =B3*0.15

  4. Por último, nos posicionamos en las celdas B4 y C4 donde calcularemos la suma, tanto del total de la recuperación como del total de las comisiones, aplicando las siguientes fórmulas:

    • Para B4 escribimos: = B2+B3

    • Para C4 escribimos: = C2+C3

El ejemplo debería quedar de la siguiente manera:

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