Cómo Crear Intranet con Sharepoint para tu Empresa

En la era digital, la eficiencia y la colaboración en el entorno laboral no son solo deseables, sino esenciales. SharePoint se erige como una herramienta poderosa en este escenario, ofreciendo soluciones de intranet que facilitan la comunicación interna y la gestión de documentos en las empresas. Pero, ¿qué hace a Sharepoint tan especial? Este sistema permite crear intranets personalizadas que se ajustan a las necesidades específicas de cada organización, promoviendo un entorno de trabajo más conectado y productivo.

Paso 1: Planificación y Definición de Objetivos

Identificar necesidades y objetivos empresariales

Antes de sumergirnos en el vasto mundo de SharePoint, es crucial detenerse y reflexionar sobre qué se espera lograr con la intranet. La claridad en los objetivos empresariales es fundamental; se trata de comprender no solo cómo SharePoint puede resolver problemas existentes sino también cómo puede facilitar nuevas oportunidades. Es importante preguntarse:

• ¿Qué procesos queremos mejorar?
• ¿Cuáles son las principales necesidades de comunicación y colaboración de nuestra empresa?

La identificación precisa de estas necesidades ayudará a configurar la intranet de una manera que realmente aporte valor.

Seleccionar el tipo de sitio de SharePoint adecuado

SharePoint ofrece diversas opciones para crear sitios, cada uno con sus particularidades y ventajas. La elección entre un Sitio de Comunicación y un Sitio de Equipo, por ejemplo, dependerá de los objetivos identificados previamente. Mientras que un Sitio de Comunicación es ideal para difundir información a toda la empresa o a departamentos específicos, un Sitio de Equipo facilita la colaboración en proyectos, permitiendo a los miembros del equipo compartir documentos y gestionar tareas de manera eficiente. La decisión correcta en esta etapa es crucial para asegurar que la infraestructura de la intranet se alinee con las necesidades y flujos de trabajo del equipo.

Paso 2: Configuración del Entorno de SharePoint

Tras haber definido nuestros objetivos y necesidades empresariales, es momento de adentrarnos en el corazón técnico de nuestra intranet: la configuración del entorno de SharePoint. Este paso es crucial, pues sienta las bases de nuestra infraestructura digital y define cómo nuestros equipos interactuarán con la plataforma. Veamos cómo abordar esta fase de manera efectiva.

Configurar el entorno de SharePoint (Online o Server)

SharePoint ofrece dos entornos principales para alojar nuestra intranet: SharePoint Online, parte de Microsoft 365, y SharePoint Server, que se instala localmente. La elección entre estos depende de nuestras necesidades específicas de personalización, control y escalabilidad.

• SharePoint Online es ideal para empresas que buscan una solución ágil, con menos preocupaciones técnicas y una integración fluida con otras herramientas de Microsoft 365.
• SharePoint Server, por otro lado, ofrece un mayor grado de control y personalización, siendo la opción preferida para aquellas organizaciones que requieren configuraciones específicas o tienen regulaciones estrictas de datos.

La decisión debe estar alineada con los objetivos empresariales identificados en el primer paso, considerando factores como el tamaño de la empresa, las necesidades de colaboración y los requisitos de cumplimiento.

Crear una jerarquía de sitios

Una jerarquía bien pensada es esencial para asegurar que la información sea fácilmente accesible y que la intranet sea intuitiva para los usuarios. Al estructurar nuestra intranet, debemos considerar:

• Sitios principales para cada departamento o unidad de negocio, donde se pueden centralizar recursos y comunicaciones específicas.
• Subsitios para equipos o proyectos específicos, permitiendo una colaboración más enfocada.
• Páginas dentro de cada sitio para alojar contenido específico, como noticias, recursos, políticas, y formularios.

La clave está en crear una estructura que refleje la organización de nuestra empresa, facilitando a los empleados encontrar la información que necesitan sin esfuerzo.

Establecer la estructura de navegación

La navegación es la brújula de nuestra intranet, guiando a los usuarios a través del mar de contenido disponible. Una estructura de navegación efectiva debe ser:

• Clara y coherente, evitando la sobrecarga de opciones.
• Intuitiva, basándose en el lenguaje y la organización familiar para los empleados.
• Adaptable, permitiendo ajustes y expansiones conforme crece y evoluciona nuestra organización.

Incluir barras de navegación, menús desplegables y enlaces rápidos a las áreas más visitadas puede mejorar significativamente la experiencia del usuario. Además, aprovechar las funcionalidades de búsqueda de SharePoint puede complementar nuestra estructura de navegación, ofreciendo a los usuarios una ruta rápida para encontrar lo que necesitan.

Paso 3: Diseño y Personalización

El diseño y la personalización de nuestra intranet en SharePoint son fundamentales para crear un espacio de trabajo digital que no solo sea funcional sino también acogedor y representativo de nuestra cultura corporativa. Este paso se centra en cómo podemos hacer que nuestra intranet sea visualmente atractiva y fácil de usar para todos en la empresa.

Mantener un diseño simple y coherente

Un diseño simple y coherente asegura que la intranet sea intuitiva y fácil de navegar para los usuarios. La consistencia en el diseño de cada página, desde la disposición de los elementos hasta el uso de colores y tipografías, ayuda a los usuarios a familiarizarse rápidamente con la intranet. Evitar la sobrecarga visual y optar por una estructura clara y elementos de diseño reconocibles facilita el acceso a la información y mejora la experiencia del usuario.

Implementar un diseño responsivo

Con la creciente diversidad de dispositivos desde los cuales accedemos a la información, un diseño responsivo es imprescindible. Esto significa que nuestra intranet debe verse y funcionar bien tanto en ordenadores de escritorio como en dispositivos móviles. SharePoint ofrece herramientas y plantillas que se adaptan automáticamente al tamaño de la pantalla del dispositivo, garantizando que todos los empleados, sin importar cómo accedan a la intranet, tengan una experiencia de usuario óptima.

Personalizar el sitio con logos, temas y colores corporativos

La personalización de nuestra intranet con los logos, temas y colores corporativos no solo refuerza la identidad de la empresa sino que también crea un sentido de pertenencia entre los empleados. SharePoint permite la personalización de sitios de manera que podamos reflejar la estética de nuestra marca, desde la cabecera y el pie de página hasta los botones y enlaces. Esta cohesión visual ayuda a solidificar la marca de la empresa dentro de nuestro espacio de trabajo digital.

Utilizar multimedia en la Intranet

Incorporar elementos multimedia como imágenes, videos y audio no solo hace que nuestra intranet sea más atractiva visualmente, sino que también puede mejorar la comunicación y el compromiso de los empleados.

Por ejemplo, un video de bienvenida del CEO o tutoriales en video para la capacitación en nuevas herramientas pueden ser mucho más efectivos que los textos largos. SharePoint facilita la integración de estos elementos multimedia, lo que permite enriquecer el contenido y hacer que la intranet sea un lugar más dinámico y atractivo para los usuarios.

Paso 4: Gestión de Contenido y Colaboración

La eficacia de una intranet no solo reside en su capacidad para informar sino también en cómo facilita la colaboración y gestiona el contenido de manera eficiente. SharePoint, con su amplio abanico de herramientas, permite crear un entorno dinámico donde el flujo de información y la colaboración no solo son posibles sino que se fomentan activamente.

Crear y organizar contenido (documentos, listas, bibliotecas)

El corazón de cualquier intranet es su contenido. En SharePoint, podemos organizar este contenido en documentos, listas y bibliotecas, lo que facilita la gestión y el acceso a la información. La creación de bibliotecas de documentos permite almacenar y compartir archivos, mientras que las listas pueden usarse para gestionar tareas, eventos y anuncios. La clave está en estructurar este contenido de manera lógica, utilizando metadatos y carpetas, para que los usuarios encuentren fácilmente lo que buscan.

Habilitar la colaboración en equipo en SharePoint

La colaboración es esencial en el entorno empresarial actual. SharePoint ofrece sitios de equipo que proporcionan un espacio dedicado para que los equipos colaboren en proyectos. Estos sitios pueden personalizarse con herramientas específicas, como calendarios compartidos, foros de discusión y áreas de trabajo colaborativo, que permiten a los miembros del equipo trabajar juntos de manera más efectiva. Integrar estas herramientas en la rutina diaria del equipo promueve una cultura de colaboración y mejora la productividad.

Automatizar flujos de trabajo para procesos empresariales

Uno de los aspectos más potentes de SharePoint es su capacidad para automatizar flujos de trabajo. Esto puede incluir desde procesos simples, como notificaciones de nuevos contenidos o aprobaciones de documentos, hasta flujos de trabajo complejos que integran múltiples sistemas y procesos. La automatización de estos procesos no solo ahorra tiempo y reduce errores sino que también asegura la coherencia en las operaciones empresariales. Utilizar herramientas como Microsoft Power Automate en conjunto con SharePoint puede llevar la eficiencia de estos flujos de trabajo a un nuevo nivel.

Paso 5: Integraciones y Mejora de la Funcionalidad

Para que una intranet en SharePoint no solo sea efectiva sino que también evolucione con las necesidades de la empresa, es crucial considerar cómo puede integrarse y aprovechar las características avanzadas de seguridad y cumplimiento. Este paso se centra en expandir la funcionalidad de nuestra intranet mediante la integración con otras herramientas y asegurar que nuestra plataforma cumpla con los estándares de seguridad más altos.

Integrar SharePoint con otras herramientas

SharePoint no es una isla; su verdadero potencial se desbloquea cuando se integra con el ecosistema más amplio de aplicaciones de productividad y colaboración. La integración con Microsoft 365 trae consigo herramientas como Teams, para la comunicación; Power BI, para análisis y visualización de datos; y Power Automate, para la automatización de flujos de trabajo. Además, SharePoint puede conectarse con software de terceros, permitiendo una operación más fluida y centralizada de todas las herramientas empresariales, desde sistemas de CRM hasta plataformas de marketing digital.

Estas integraciones no solo mejoran la eficiencia operativa sino que también enriquecen la intranet con nuevas funcionalidades, haciendo posible una experiencia de usuario más completa y conectada.

Aprovechar las características de seguridad y cumplimiento de SharePoint

La seguridad y el cumplimiento son preocupaciones fundamentales para cualquier organización en la era digital. SharePoint está diseñado con características de seguridad robustas que protegen la información sensible y aseguran que la intranet cumpla con las regulaciones globales y de la industria, como GDPR, HIPAA, y más.

Algunas de las características clave incluyen:

• Control de acceso basado en roles: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder a información específica.
• Encriptación de datos: Tanto en reposo como en tránsito, los datos están protegidos por encriptación, salvaguardando contra el acceso no autorizado.
• Políticas de retención y etiquetado de datos: Permiten gestionar eficazmente el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su eliminación, cumpliendo con las políticas de retención legales y empresariales.

Implementar y configurar adecuadamente estas características no solo protege a la empresa contra riesgos de seguridad sino que también refuerza la confianza de los empleados en la plataforma.

Paso 6: Lanzamiento y Adopción

El lanzamiento de una intranet es un momento crucial que determinará su éxito a largo plazo. Pero más importante aún es fomentar su adopción por parte de todos los usuarios. Aquí te explicamos cómo implementar eficazmente tu intranet en SharePoint y asegurar que se convierta en una herramienta indispensable para tu organización.

Implementar la intranet en la empresa

El lanzamiento de la intranet debe ser un evento bien planificado y comunicado a toda la organización. No es simplemente activar una nueva herramienta; es introducir un nuevo componente en el ecosistema de trabajo de tus empleados. Aquí algunas estrategias clave:

• Planifica un lanzamiento interno: Considera organizar eventos de lanzamiento, sesiones informativas o competencias que involucren el uso de la intranet. Estos pueden aumentar el interés y la curiosidad entre los empleados.
• Crea contenido atractivo desde el inicio: Asegúrate de que la intranet tenga contenido relevante y útil desde el día uno. Esto puede incluir noticias de la empresa, directorios de empleados, calendarios de eventos y recursos de capacitación.
• Involucra a los líderes de opinión: Identifica y entrena a campeones dentro de cada departamento que puedan promover el uso de la intranet y asistir a sus colegas.

Capacitar a los usuarios y proporcionar soporte continuo

Una intranet por sí sola no garantiza su uso. La capacitación y el soporte son fundamentales para asegurar que todos en la organización puedan aprovecharla al máximo.

• Desarrolla programas de capacitación: Organiza sesiones de capacitación que abarquen desde lo básico hasta el uso avanzado de la intranet. Estas pueden ser presenciales o virtuales, según lo permita tu situación.
• Proporciona materiales de ayuda: Crea guías rápidas, tutoriales en video y FAQs que los empleados puedan consultar en cualquier momento para resolver dudas comunes.
• Establece un canal de soporte: Ya sea a través de un helpdesk dedicado o un foro en la propia intranet, asegúrate de que los empleados tengan un lugar al que acudir cuando necesiten ayuda.

Paso 7: Medición del Éxito y Mejora Continua

La implementación de una intranet es un proceso continuo, no un destino final. Para garantizar su éxito a largo plazo, es crucial establecer mecanismos para medir su efectividad y adaptarse a las necesidades cambiantes de tu organización. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

Establecer métricas que midan el éxito de la intranet

Identificar y seguir las métricas adecuadas es fundamental para entender cómo se está utilizando la intranet y su impacto en la organización. Algunas métricas clave pueden incluir:

• Tasas de adopción y participación: Miden qué porcentaje de tu plantilla está utilizando activamente la intranet y con qué frecuencia.
• Satisfacción del usuario: A través de encuestas regulares, puedes recoger la opinión de los empleados sobre la intranet.
• Eficiencia operativa: Evalúa si la intranet está ayudando a reducir tiempos y costos en procesos específicos.
• Retorno de inversión (ROI): Aunque más difícil de medir, intenta calcular el valor que la intranet está aportando a la empresa en términos de productividad y reducción de costos.

Recolectar feedback de los usuarios para realizar mejoras

El feedback de los usuarios es una mina de oro para la mejora continua. Proporciona insights valiosos sobre qué funciona, qué no y qué nuevas características o contenidos podrían ser útiles. Implementa canales de feedback como:

• Encuestas y cuestionarios: Realizados regularmente para obtener opiniones estructuradas.
• Cajas de sugerencias: En la propia intranet, para que los empleados puedan dejar comentarios en cualquier momento.
• Grupos focales: Sesiones con usuarios de diferentes departamentos para discutir sus experiencias y sugerencias de mejora.

Monitorear y actualizar la intranet

Una intranet no es un proyecto "configurar y olvidar"; requiere mantenimiento y actualización constantes para seguir siendo relevante y efectiva. Esto incluye:

• Actualizar el contenido regularmente: Asegura que toda la información sea actual y pertinente.
• Mejorar la funcionalidad: Basándote en el feedback de los usuarios y las métricas, identifica áreas para mejorar la interfaz de usuario, la navegación o las herramientas disponibles.
• Revisar las políticas de seguridad y cumplimiento: Asegúrate de que la intranet cumpla con las normativas legales y corporativas vigentes.

Conviértete en un Experto en Sharepoint

Crear una intranet con SharePoint para tu empresa es un camino hacia una colaboración más efectiva, una gestión del conocimiento mejorada y una comunicación interna más fluida. Hemos recorrido desde la planificación inicial y la definición de objetivos, pasando por la configuración del entorno, el diseño, la personalización, la gestión de contenido y la colaboración, hasta las integraciones, la seguridad y el lanzamiento efectivo.

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